С офисным переездом рано или поздно сталкивается большинство компаний. Это может быть обусловлено множеством самых разных позитивных или негативных причин и обстоятельств. Однако есть то, что неизменно для всех – переезд не зря сравнивают с пожаром, и если подойти к процессу халатно, организовать его неправильно и бездумно, результаты будут удручающими.
Придерживаясь при организации переезда нехитрых правил можно избежать многих проблем. Очень многое также зависит от грузчиков, заказать услуги которых можно на сайте https://uslugi-gruzchikov.ru/, которые смогут безопасно погрузить все вещи в грузовое авто и выгрузить аккуратно и без повреждения.
Предупреждён – значит вооружён
О запланированном офисном переезде важно предупредить не только работников данной компании, но и множество других лиц, с которыми фирма взаимодействует. Во избежание неприятных ситуаций, информация о смене местоположения должна быть получена ими не в последний момент.
Сотрудников компании необходимо оповестить о смене рабочего места за несколько недель до начала переезда. Это время потребуется для решения ими личных проблем и нюансов графика, связанных с новым расположением рабочих мест. Такой подход поможет также избежать стрессов, вызываемых внезапными переменами, которые могут негативно отразиться на работоспособности.
Организации, оказывающие услуги по обслуживанию, должны быть оповещены о грядущих переменах заранее. Это необходимо для того, чтобы иметь запас времени на поиск замены, если они не смогут оказывать услуги в новом офисе.
Постоянных партнёров и потенциальных клиентов также следует вовремя оповестить о новом месторасположении офиса. Адрес должен быть оперативно изменён на актуальный во всех источниках, включая сайт компании и рекламу.
Продуманный подход
Для минимизации числа возможных проблем и последствий, перед началом непосредственного переезда, желательно продумать подробный план всего мероприятия. В него должны быть включены все этапы и ответственные за них лица, а также определены чёткие сроки каждого процесса.
В зависимости от величины офиса, количества вещей и численности сотрудников, принимается решение о привлечении специализированных организаций, занимающихся офисными переездами под ключ. Справиться своими силами могут небольшие компании, а вот фирмам масштабным, во избежание неминуемой путаницы, значительного увеличения времени переезда и финансовых потерь, лучше воспользоваться услугами профессионалов.
Перевозимые вещи необходимо заранее промаркировать, причём маркировка должна включать в себя информацию не только о принадлежности к конкретному отделу, но и об этаже, кабинете, рабочем месте, даже о конкретном сотруднике. Отдельно необходимо отметить предметы общего пользования.
На обоих адресах, новом и старом, желательно присутствие специально назначенных координаторов, ответственных за процесс переезда.
Правильная упаковка – залог успешного переезда
Все перевозимые вещи необходимо разделить на определённые категории, отметить особой маркировкой и упаковать отдельно. Это связано как со спецификой упаковки и транспортировки для разных категорий вещей, так и с порядком последующей распаковки и установки уже на новом месте.
Следует упаковывать отдельно:
- Документы. Они должны быть тщательно рассортированы и хорошо упакованы, ведь восстановление каждого важного документа при его утере или повреждении может занять уйму времени.
- Офисная техника. Чтобы избежать поломок, к упаковке следует подойти с особой тщательностью. А также не следует забывать о сопутствующих предметах и комплектующих. Они должны быть приложены именно к тому прибору, к которому относятся.
- Мебель. Необходимо проставить маркировку на всех деталях, чтобы не допустить последующей путаницы при сборке.
Если уделить организации офисного переезда должное внимание и не жалеть сил при подготовке, столь сложное мероприятие можно осуществить без нервов, проблем и лишних финансовых затрат.
