Большинство руководителей компаний понимают важность защиты информации. И если кибербезопасности в современном мире уделяют большое внимание, то вот о банальной защите сведений в архиве очень часто забывают. Папки в документами нередко хранятся прямо в офисах, в обычных шкафах, не защищенных ни от разного рода повреждений, ни от действий злоумышленников.
Действительно, оборудовать качественный и по-настоящему безопасный архив в офисе не так-то просто. Но это не повод пустить вопрос безопасности на самотек.кон
Есть эффективное и простое решение – архивное хранение конфиденциальных документов, то есть их передача на хранение в профессиональные архивохранилища.
Как это работает?
Архивохранилища – это специально оборудованные (а нередко даже специально построенные) помещения, в которых размещаются все бумаги, переданные на хранение.
Важно то, что абсолютно все документы проходят предварительную архивную обработку, содержатся в полном порядке, а кроме того, вы всегда можете получить к ним доступ.
Как обеспечивается безопасность?
Профессиональное хранилище – полностью безопасное место для ваших документов. Безопасность обеспечивает комплексный подход, который защищает бумаги сразу от нескольких напастей:
- чувствительная пожарная сигнализация и современные системы пожаротушения, подходящие именно для бумажных носителей, защищают листы от самого главного их врага – огня;
- охранная сигнализация срабатывает сразу же, если в помещение пытается проникнуть посторонний;
- температурно-влажностный и световой режимы настраиваются с помощью специального климатического оборудования, благодаря чему в помещении созданы идеальные условия для хранения;
- документы хранятся в папках и коробах, то есть они защищены от света и пыли;
- все данные о клиенте кодируются, это означает, что без специального шифра никто не сможет разобраться, кому именно принадлежит тот или иной короб, а значит, не сможет использовать эту информацию в нечистоплотных целях.
Как быть, если документы нужны?
Многих людей смущает мысль, что бумаги будут храниться в другом месте: как же быть, если они внезапно потребуются? На этот случай есть несколько решений:
- вы можете приехать в хранилище и поработать в оборудованных кабинетах;
- сотрудники архивохранилища могут доставить нужное дело к вам в офис, либо передать его курьеру вашей компании;
- если вам не обязательно нужны оригиналы, копию могут прислать по факсу или электронной почте.
